Alles, nur nicht Old School: Neue IT für die BBS Technik Cloppenburg
„NetMan for Schools“ wird den hohen Ansprüchen der Schule gerecht
Landkreis Cloppenburg. Auch die beste Schul-IT kommt irgendwann in die Jahre. So auch an der BBS Technik in Cloppenburg, die schon früh auf Digitalisierung setzte. Nach 15 Jahren mit einer hauseigenen digitalen Schulumgebung hat man sich nun für einen Neuanfang mit „NetMan for Schools“ entschieden, um Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften und Verwaltung weiterhin eine herausragende IT-Umgebung bieten zu können.
Wer sich schon einmal einen neuen Laptop gekauft hat, kennt das Problem: Fragen über Fragen. Welcher Prozessor ist besser, wie viel Speicherplatz brauche ich und welche Marke ist vertrauenswürdig? Wer sich hier schon überfordert fühlt, kann sich glücklich schätzen, nicht in den Schuhen von Egon Neunaber zu stecken. Er ist Studiendirektor an der Berufsbildenden Schule Technik Cloppenburg (BBS Technik Cloppenburg) und zuständig für die Digitalisierung der gesamten Schule. Neunaber und sein zwanzigköpfiges Digitalisierungsteam standen im vergangenen Jahr vor der Frage, wie sich die gesamte Schul-IT auf den neusten Stand bringen lässt.
Systemwechsel bei voller Fahrt
„Stellen Sie sich einen maßgeschneiderten Luxuswagen mit allen Extras vor, mit dem Sie jahrelang sehr zufrieden waren, der aber inzwischen rund 1,5 Millionen Kilometer auf dem Tacho hat“, schildert Neunaber das Problem. Die Software in der Schule lief zuletzt instabil und es fehlten Updates. Der Leidensdruck wurde im Kollegium schließlich so groß, dass die Schule gemeinsam mit dem Schulträger, dem Landkreis Cloppenburg, im vergangenen Jahr beschloss, sich auf die Suche nach einer komplett neuen IT-Lösung zu machen. Doch stand von Beginn an fest, dass die Suche für eine Schule mit einem so umfassenden Bildungsangebot nicht leicht werden würde. Die BBS Cloppenburg bietet nicht nur 34 Ausbildungsgänge in 12 Fachbereichen an. Neben der Berufsschule gibt es ein Gymnasium, eine Berufsfachschule, eine berufsqualifizierende Berufsfachschule, eine Berufseinstiegsschule, eine Fachoberschule sowie eine Fachschule.
So vielfältig das Bildungsangebot der Schule ist, so umfangreich war auch die Liste der Anforderungen: Allein in den verschiedenen Ausbildungsberufen kommen rund 80 komplexe Fachanwendungen zum Einsatz, die teilweise sogar Industriemaschinen steuern müssen. Diese Spezialsoftware sollten Schülerinnen und Schüler auch zuhause kostenfrei nutzen können und das auf jeder Art von Endgerät. Auch mussten die Lizenzen einfach zu verwalten sein, um den administrativen Aufwand minimal zu halten. Ebenso musste das Management der Nutzerkonten mitgedacht werden. Schließlich bekommen jedes Jahr rund 1.000 neue Schülerinnen und Schüler einen Account mit entsprechenden Zugriffsrechten.
Die Nadel im Heuhaufen finden
Studiendirektor Neunaber prüfte bundesweit verschiedene Angebote, besuchte Messen und nahm Kontakt zu anderen technischen Schulen auf. Er wollte wissen, welche Systeme dort zum Einsatz kommen und – vor allem – ob man mit der Lösung zufrieden ist. Eine erste Ernüchterung: „Die meisten der Schulen waren noch Old School unterwegs“, so Neunaber: „Dort stehen beispielsweise nur in den Klassen für Holzarbeit PCs mit der entsprechenden Software. Wir wollten aber eine virtuelle Lösung, damit auch von zuhause aus gearbeitet werden kann.“ Außerdem sollten die über 400 Computerarbeitsplätze an der Schule zentral verwaltet werden können.
An einer anderen Berufsbildenden Schule erhielt der IT-Fachmann schließlich den Tipp, sich mit seinen Soft- und Hardware-Anforderungen an die Firma H+H Software zu wenden. Mit „NetMan for Schools“ bietet sie eine sogenannte Remote-Desktop-Lösung, bei der die Lernenden einen virtuellen Desktop angezeigt bekommen und über einen Client Zugriff auf das gesamte Software-Angebot der Schule haben. Hiervon überzeugte sich Neunaber in einem Workshop selbst: „Das, was wir da gesehen haben, hat uns direkt begeistert.“
(K)eine Frage des Geldes
Nach ersten Sondierungsgesprächen machte sich H+H Software an die Arbeit, eine maßgeschneiderte digitale Schulumgebung für die BBS Cloppenburg zu entwerfen, die den hohen Ansprüchen der Schule gerecht werden sollte. Schnell zeichnete sich ein großer Vorteil ab: Auch wenn die schuleigenen Server mit der alten Software-Umgebung an ihre Grenzen kamen, konnte „NetMan for Schools“ problemlos auf der bereits vorhandenen Hardware installiert und betrieben werden. „Der Landkreis Cloppenburg hat sehr viel Geld gespart, weil keine neuen zusätzlichen Server gekauft werden mussten“, so Neunaber. Vermieden wird das, weil die neue IT-Lösung beispielsweise rechenintensive Spezial-Software von Basisanwendungen ressourcenschonend auf den Servern trennt und die Arbeitslast so ideal verteilt.
Ein weiterer Grund, sich für „NetMan for Schools“ zu entscheiden, war laut Studiendirektor Neunaber die Möglichkeit, neue Schülerinnen und Schüler erstmals automatisiert zu registrieren. Denn diese brauchen nicht nur eine Mailadresse und einen Account, sondern auch Zugang zu Office 365 über Schullizenzen und mussten beispielsweise Klassen zugeordnet werden. „Das war früher manuell eine wahnsinnige Arbeit, gehört zum Glück aber der Vergangenheit an“, sagt Neunaber. Da das sogenannte Usermanagement einer der Kernbereiche von H+H Software ist, konnte der Arbeitsaufwand in diesem Bereich drastisch gesenkt werden. Inzwischen greift das System automatisiert auf die Informationen der Online-Datenbank „Schüler Online“ zu, sobald ein Schüler an die Schule kommt. „NetMan for Schools“ legt dann selbstständig Accounts und Zugänge an – sogar für Office 365, so Neunaber: „Das ist wirklich ein geschicktes Feature.“
Der Teufel steckt im Detail: Anspruchsvolle Umsetzung, guter Support
Um das System in Betrieb zu nehmen, dauerte es von Anfang Mai 2022 bis zu den Sommerferien. Um die letzten Bodenwellen zu glätten, habe es laut Neunaber noch bis September gebraucht. Dabei stellte sich heraus, dass vor allem die Übernahme der Software-Lizenzen aus dem alten System problematisch ist: „Wir mussten die alten Lizenzschlüssel für die Spezialsoftware teilweise erst finden. Die waren mitunter bei alten Mailadressen hinterlegt, auf die wir keinen Zugriff mehr hatten, weil es die Mitarbeitenden gar nicht mehr gab“, erklärt Neunaber. Doch sei das zum Glück in Zukunft kein Problem mehr. Denn mit der Umsetzung in „NetMan for Schools“ gebe es nun auch ein zukunftssicheres Lizenzmanagement. Dieses kann selbst Lizenzen verwalten, die auf sogenannten Dongles bereitgestellt werden, also USB-Sticks, auf denen der Lizenzschlüssel hinterlegt ist. Diese Hardware-Dongles mussten ebenfalls virtualisiert, über die Server verwaltet und allen Schülerinnen und Schülern zur Verfügung gestellt werden.
Neben dem Zugriff auf Spezialsoftware, der Serverentlastung und dem Usermanagement war der Support durch H+H Software ebenfalls ein Grund für die BBS-Technik in Cloppenburg, sich für „NetMan for Schools“ zu entscheiden. „Wir haben den Mitarbeitenden dort schon einiges abverlangt“, so Neunaber. „Aber wenn wir Fragen hatten oder etwas nicht auf Anhieb funktioniert hat, konnten wir uns problemlos bei H+H Software melden. Der Support war exzellent. Das hatten uns schon die Schulen gesagt, mit denen wir im Vorfeld gesprochen haben.“
Startklar und zukunftssicher
Nach der technischen Umsetzung folgte dann die Schulungsphase durch H+H Software und die Entwicklung eines hauseigenen Schulungskonzepts für die rund 130 Lehrkräfte. „Das ist auch eine Stärke unserer Schule. Wir vermitteln solche Kompetenzen gerne selbst. Wir haben z. B. eine Videodatenbank mit Anleitungsfilmen erstellt, damit einfache Aufgaben wie die erste Anmeldung im System von den Schülern selbst erledigt werden können.“ Sein Fazit zu „NetMan for Schools“: „Jetzt wo alles läuft, sind wir auf dem neusten Stand und auch für die digitale Weiterentwicklung gewappnet. Das ist etwas, dass auch unsere Schülerinnen und Schüler anspricht.“
Offizieller Projektabschluss
Bei der offiziellen Einführung des pädagogischen Netzes "NetMan for Schools" an der BBS Technik Cloppenburg sprach Schulleiter Dr. Andreas Berndt von einem schönen Tag für die BBS und bedankte sich beim Landkreis Cloppenburg für die weitreichende Entscheidung, einen externen Berater mit ins Boot zu holen. „Die Digitalisierung an Schulen ist schwieriger als in Unternehmen, da alle Nutzer sich zu einem Zeitpunkt im System anmelden und nicht nacheinander. Auch gibt es wegen der Bandbreite der schulischen Angebote viele Anwendungen“, erklärte Geschäftsführer Michael Etscheid von H&H.
Kreisrätin Anne Tapken bedankte sich bei allen Beteiligten für ihr Engagement und die intensive Arbeit bei der Umsetzung, besonders beim Medienzentrum und dem Schulamt des Landkreises Cloppenburg für die umfangreichen Unterstützungsarbeiten. „Als Schulträger der BBS Technik Cloppenburg freut es uns sehr, dass dieses Projekt hier an dieser Schule aufgebaut wurde. Das Netzwerk an der BBS Technik ist eine Besonderheit im Vergleich zu anderen Schulen“, so Tapken: „Für die Einführung der neuen IT-Lösung hat der Landkreis Cloppenburg zukunftsorientiert rund 70.000 Euro investiert.“
